Waarom een update van het geregistreerde kassasysteem?

In het kader van de verlaging van het btw-tarief op het verstrekken van restaurant- en cateringdiensten werd op 01/01/2010 het geregistreerd kassasysteem ingevoerd voor de horecasector.
Het huidige systeem is meer dan 10 jaar oud en laat zijn tanden zien. De sector klaagt over de lage transactiesnelheden, moeilijke integratie met apps en moderne systemen, lange wachttijden voor de ingebruikname via de vat signing card,…

Ook de administratie wil efficiënter werken. Momenteel kan de administratie de opgeslagen informatie enkel raadplegen via een kopij name ter plaatse, wat zeer tijdrovend en niet efficiënt is.

Vandaar de nood aan een update. Het kassasysteem moet worden aangepast aan de nieuwe technologieën. Let wel, het bestaande principe van het beveiligen van transactiedata met een digitale handtekening blijft bestaan.

Wat zijn de belangrijkste ‘verbeteringen’?

In de toekomst zal nog één soort transactie auditfile gebruikt worden, ongeacht de gebruikte kassasoftware, wat voor eenvoud zal zorgen. De vat signing card verdwijnt en de controlemodule zal nog uitsluitend bestaan uit de fiscale data module (FDM).

De meest in het oog springende wijziging is dat de nieuwe kassasystemen de transactiegegevens in realtime zullen doorsturen naar de overheid. De gegevens zullen ook kunnen worden uitgewisseld met de accountant.

De modernisering van het geregistreerd kassasysteem zal de invoering van een digitaal kassaticket mogelijk maken en er zullen ook duplicaten van tickets kunnen worden uitgereikt.

Wat zijn de voordelen voor de fiscus?

De fiscus zal permanent het (correct) gebruik van het geregistreerd kassasysteem kunnen monitoren en op een efficiënte manier fraude kunnen detecteren. Er zullen minder controles ter plaatse uitgevoerd moeten worden.

De ‘realtime’ gegevens zullen de overheid ook informatie geven bij beleidsbeslissingen, zoals de eventuele aanpassing van de btw-tarieven. De gegevens kunnen ook uitgewisseld kunnen worden met andere overheidsdiensten.

Schending van de privacy?

De regering ziet hier géén problemen. Enkel de gegevens over de handelstransacties (“Sales”) zullen naar de overheid worden gestuurd zonder dat deze laatste persoonsgegevens zal ontvangen, behoudens het rijksregisternummer van de persoon die de kassa heeft bediend. De gegevens van de klant worden niet doorgestuurd. De ontvangen gegevens zullen door de overheid op een beveiligde manier worden bewaard en slechts beperkt toegankelijk zijn.

Het dossier werd daarom niet voorgelegd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit, tegen het advies van de Raad van State in.

Vanaf wanneer?

Om rekening te houden met bijkomende investeringen voor de horeca-uitbaters enerzijds en om tegemoet te komen aan eventueel lange productie- en leveringstermijnen van dergelijke moderne kassasystemen anderzijds, zal de overheid een overgangsperiode hanteren voor gecertificeerde kassasystemen.

Voor de bestaande kassasystemen (aanvraag tot certificatie door de producent vóór 31/12/2023) zal de overheid een overgangsperiode hanteren tot uiterlijk 01/01/2027. Deze kassasystemen zullen bijgevolg uiterlijk op 31/12/2026 moeten voldoen aan de nieuwe regels. De meeste van deze kassa’s zijn aanpasbaar aan de nieuwe wetgeving zodat niet noodzakelijk een volledig nieuw systeem moet worden aangekocht.

Nieuwe kassasystemen (aanvraag tot certificatie door de producent vanaf 01/01/2024) zullen onmiddellijk moeten voldoen aan deze wetswijziging.

Het zal dus nog even duren vooraleer de eerste kassasystemen de gegevens onmiddellijk doorsturen naar de fiscus. Maar het komt er aan...

Bron: practinet.be