Zo houd je jouw administratie overzichtelijk

Als ondernemer word je er frequent mee geconfronteerd: de administratie. Voor velen is het geen leuk klusje, maar het is wel enorm belangrijk. Een niet goed bijgehouden administratie is zelfs oorzaak nummer één van faillissement onder opstartende bedrijven. Daarnaast moet je de administratie ook nog eens zeven jaar bewaren, zodat de Belastingdienst deze later in kan zien, mochten zij dat willen. Maar hoe behoud je het overzicht bij de boekhouding? Met deze tips kun jij jouw boekhouding beter bijhouden.

Het belang van overzicht

Een van de belangrijkste factoren in het op orde houden van de administratie is het overzichtelijk bewaren van alle documenten. Dit geldt voor zowel online bestanden als alle papieren documenten. Vooral het overzichtelijk bewaren van papieren documenten kan lastig zijn, gezien je als ondernemer de administratie wettelijk minstens zeven jaar moet bewaren. Door eenmalig de administratie op orde te brengen, zal het makkelijker zijn om het bij te blijven houden. Met behulp van het goed en overzichtelijk inrichten van een archiefkast met daarin verschillende tabbladen, kun je makkelijk inzien waar het document over gaat en van welke datum het is.

Een vast moment voor de administratie

Als ondernemer zijnde ben je altijd druk, waardoor de kans groot is dat de administratie er een beetje bij in schiet. Daarom is het verstandig om een vast moment in te plannen voor het bijhouden van de administratie. Nadat je met behulp van een archiefkast overzicht hebt gecreëerd in je boekhouden, is het dan ook tijd om tijdens dit vaste moment aan de administratie te werken. Het is dan praktisch om belangrijke post direct te openen. Vervolgens kun je wekelijks de administratie bijhouden en eventuele betalingen doen, waardoor het overzicht ook behouden blijft. Daarnaast kun je maandelijks eventuele bijzonderheden doornemen met bijvoorbeeld een compagnon, zodat iedereen op de hoogte is van eventuele veranderingen.

Voorkom uitstelgedrag en ga voor automatisering

Tijdgebrek zorgt er vaak voor dat administratieve zaken uitgesteld worden. Dit kost alleen maar geld; bijvoorbeeld door te lang te wachten met het sturen van een aanmaning, waardoor je langer op je geld moet wachten. Of door het te laat indienen van belastingaangiften, waardoor je een hoog risico hebt op boetes. Het is simpel om deze problemen voor te zijn. Je kunt simpelweg een moment plannen om aan de administratie te werken. Daarnaast kun je veel processen binnen de administratie ook automatiseren. Dit scheelt een hoop tijd, maar daarnaast voorkomt het ook eventuele invoerfouten. De laatste tip om de administratie goed op orde te houden, is door het te laten controleren door bijvoorbeeld een adviseur. Zo ben je er écht van verzekerd dat alles op orde is en klopt. Eventuele fouten worden op die manier herkend, zodat je geen geld misloopt. Door deze tips te volgen kun je jouw boekhouding weer op orde krijgen.