Wanneer de werknemer of bedrijfsleider een privéwagen (motor of bromfiets) voor beroepsdoeleinden gebruikt en daardoor kosten maakt, mag de werkgever of zijn vennootschap hem in principe enkel de kosten terugbetalen die werkelijk zijn gemaakt en waarvan hij het bewijs van de aard en de grootte van het bedrag kan leveren.

De fiscale en sociale administratie laten evenwel toe dat de werkgever/vennootschap in geval van een bedrijfsleider, de door de werknemer gemaakte kosten terugbetaalt o.b.v. forfaitair vastgestelde vergoedingen. Deze zijn belastingvrij en evenmin onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen wanneer de forfaitaire kilometervergoeding niet meer bedraagt dan deze voorzien in de officiële schaal die door de Staat wordt toegepast ten aanzien van haar ambtenaren wanneer zij een privéwagen voor beroepsdoeleinden gebruiken.

Het bedrag van de kilometervergoeding wordt sinds 1 oktober 2022 per kwartaal herzien om zo sneller te kunnen reageren op de fluctuerende brandstofprijzen. De laatste indexatie vond plaats op 1 januari 2023 en bedraagt 0,4259 EUR per kilometer. Vanaf het inkomstenjaar 2022 moeten alle bedragen die als onkosten eigen aan de werkgever worden vergoed, op de fiscale fiche staan.